01.03.2013

Der Schlüssel zum Erfolg

Von signifikanter Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens ist es, bereits beim Einkauf alle Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen. Die Verringerung der Lieferantenzahl und erfolgreiche Preisverhandlungen gehören dabei heute zum betrieblichen Alltag. Die größten Einsparungen jedoch ergeben sich bei den Prozesskosten, die gerade bei der Beschaffung von C-Teilen deutlich reduziert werden können. Wie sich die Bestellprozesse durch den Einsatz intelligenter IT- und Logistiklösungen vereinfachen und die Versorgungssicherheit dennoch gewährleisten lassen, zeigt einer der führenden Systemanbieter für bedarfsgerechte Verpackungskonzepte, die TransPak AG mit Hauptsitz in Solms.

„Der Einkauf steht ganz am Anfang der Wertschöpfungskette – und er entwickelt sich zunehmend zu einem Unternehmensbereich mit Steuerungsfunktion“, weiß Hans-Peter Weufen, Vorstand Vertrieb bei der TransPak Gruppe, die eine über 35jährige Erfolgsbilanz mit mittlerweile 14 deutschen und 3 weiteren europäischen Standorten vorweisen kann.
Dies registrieren vor allem die kompetenten Verpackungsberater, die bei ihrer täglichen Arbeit mittlerweile nicht mehr nur mit versierten Einkäufern um die besten Konditionen für Standardartikel verhandeln, sondern deren Beratungskompetenz in steigendem Maße auch bei Supply Chain Managern, Produktentwicklern und Logistikleitern gefragt ist. Weufen: „Die Verringerung der Lieferantenzahl bedingt meist eine Zunahme der Beschaffungspositionen beim jeweiligen Lieferanten, die durch die Variantenvielfalt auch noch forciert wird. Damit steigt natürlich der administrative Aufwand, der in den Unternehmen ohnehin noch sehr hoch ist, da viele Bestellprozesse einfach nicht automatisiert ablaufen.“

Hinzu kommt, dass die Anforderungen an die Lieferanten komplexer geworden sind: Die Verkürzung der Reaktionszeiten und Transparenz in der Lieferkette sind ebenso Thema wie die Individualisierung der Kundenbetreuung. Supply Chain Management, Just-in-Time-Belieferung und elektronischer Artikelkatalog prägen die Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern. Der Experte aus Solms bestätigt: „Unsere Kunden haben mittlerweile durchaus erkannt, dass Beschaffung bzw. Einkauf sich nachhaltig auf die internen und externen Material- sowie die dazugehörigen Informationsflüsse und die Kostensituation auswirken.“

eProcurement geht nur mit Standards
Die Umstellung auf IT-gestützte, integrierte und vor allem standardisierte Prozesse auf beiden Seiten – sowohl im eigenen Unternehmen als auch beim Lieferanten - erleichtert den Weg in eine erfolgreiche Zukunft. Für die Verpackungsspezialisten aus Solms beginnt die Arbeit meist mit einer umfassenden Analyse der verpackungs- und versandrelevanten Abläufe. „Der erste Schritt bei der Entwicklung einer kundenspezifischen Verpackungsstrategie ist natürlich die Klassifizierung der verwendeten Produkte, die gerade bei C-Artikeln nicht immer auf dem neuesten Stand ist“, weiß Hans-Peter Weufen. Korrekte Stammdaten aber sind immens wichtig für die Nutzung der zahlreichen elektronischen Möglichkeiten und den reibungslosen Informationsaustausch zwischen den Geschäftspartnern. Der elektronische Artikelkatalog ist dabei zentrales Element. Für elektronische Beschaffungssysteme im Segment der C-Teile hat sich in Deutschland und in jüngster Zeit auch im europäischen Raum weitgehend BMEcat als eigenständiges XML-basiertes Katalogaustauschformat für komplexe bzw. auch konfigurierbare Produkte und für multimediale Produktkataloge durchgesetzt.
Damit stellt TransPak seinen Kunden bedarfsgerecht die gewünschten Artikel mit allen erforderlichen Daten wie z.B. Preisen, Produktmerkmale und Klassifikationen zur Verfügung, egal, ob es sich dabei um Standard- oder um Sonderprodukte handelt. Der Kunde kann wählen, in welchem Format – XML oder CSV – die Daten bereitgestellt werden sollen. Weufen: „Wir richten uns nach den Gegebenheiten vor Ort – denn der Kunde spielt die Informationen zum Beispiel in sein eigenes Warenwirtschaftssystem ein und löst dann die jeweiligen Bestellvorgänge aus.“

Lieferantenportale liegen im Trend
BMEcat ist aber nur eine Möglichkeit, mit der der Systemanbieter seine Kunden unterstützt. Zunehmend arbeitet das Unternehmen auch mit Einkaufsdienstleistern und Beschaffungsplattformen im Internet wie beispielsweise Simple Systems, Wallmedien u.a. zusammen. „Diesen Trend greifen wir natürlich gerne auf, denn vor allem die großen Firmen und Konzerne nutzen individuelle Lieferantenportale, um eigene Prozesse systematisiert abzubilden“, ergänzt Hans-Peter Weufen. Das Procedere ist ähnlich, aber komfortabler: TransPak legt in einem passenden Format den kundenspezifischen Katalog in dem Portal ab, zu dem der Kunde durch seine persönlichen Logindaten individuell Zugriff hat. Bestellen kann er dann direkt auf dieser Plattform, ohne die Daten in sein eigenes ERP-System einspeisen zu müssen.

Schnittstellen sind zwingend erforderlich
Eine weitere komfortable Lösung für den elektronischen Datenaustausch sind Schnittstellen wie zum Beispiel OCI für SAP, die eine direkte Verbindung zwischen dem Warenwirtschaftssystem des Kunden und einer Bestellplattform oder dem TransPak-Webshop herstellen. Dieser bietet mit rund 1.500 Standard-Verpackungsmitteln von Kartonagen über Klebe- und Packbänder, Füll- und Polstermaterialien bis hin zu Versandverpackungen ein breites Sortiment, in dem sich der Kunde seinen Warenkorb auf einfachste Weise und mit aktuellen Daten selbst zusammenstellen kann. Dieser Warenkorb wird dann komplett in sein Warenwirtschaftssystem eingespielt und der Bestellvorgang ausgelöst.

Elektronische Kommunikation perfekt komplettiert  
Das Potenzial von eBusiness ist damit aber noch längst nicht ausgeschöpft: Die automatisierte Kommunikation reicht viel weiter und Lieferanten wie TransPak lassen sich, konsequent weitergedacht, beinahe vollständig in die Bestell- und Logistikprozesse einbinden. Denn der Übermittlung von Katalogdaten folgt der elektronische Austausch von Bewegungsdaten wie Bestellformularen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Unterstützt wird die Abwicklung von Transaktionsstandards wie EDI und XML. Während EDI seit Jahrzehnten am Markt fest etabliert ist und standardisierte Nachrichten in Form eines Kurznamens übermittelt, bietet XML mit seiner Baumstruktur wesentlich mehr Möglichkeiten, selbst komplexeste Nachrichten einwandfrei zu übertragen.
Wichtigste Voraussetzung: Der Kunde verfügt über eine EDI-Schnittstelle an seinem Warenwirtschaftssystem, mit der er die Daten im passenden Format an das EDI-System des Lieferanten  sendet. Kommen die Spezialisten von TransPak mit ihrem profunden Knowhow zum Einsatz, klären sie im Vorfeld genau ab, welche Informationen von welchen Seiten gesendet und welche jeweils bereitgestellt werden müssen.

Starke Synergien dank effizienter Logistik
Hans-Peter Weufen bilanziert: „Die Umstellung auf eine beinahe komplette elektronische bzw. automatisierte Kommunikation bereits zu Beginn des Geschäftsprozesses birgt also enorme Vorteile und schlägt sich unmittelbar in den Prozesskosten nieder. Zudem profitieren dezentral aufgestellte Unternehmen von einheitlichen Lieferanten und Daten für alle ihre Zweigstellen bzw. Niederlassungen. Was dann folgt, ist reine Logistik – und auch dafür sind wir Experten.“

Denn die Unternehmensgruppe ist mit ihren dezentralen Organisationsstruktur und der regionalen Nähe zum Kunden jederzeit in der Lage, termin- und bedarfsgerecht oder just in time die benötigte Ware anzuliefern. Dafür sorgen rund 40 eigene LKWs und über 300 qualifizierte Mitarbeiter. TransPak verfügt zudem über 40.000 Palettenstellplätze in eigenen Lägern, um Verpackungsmaterial für die Kunden zu bevorraten. Weufen: „Ein weiterer wichtiger Punkt zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit, denn bei unseren Kunden reduzieren sich auch dadurch die Lagerkapazitäten, ohne dass Versorgungsengpässe entstehen. Zudem verringert sich die Kapitalbindung, während sich die Dispositionsspielräume logischerweise erhöhen.“
Ganz konsequent - zum Abschluss – gedacht: Starke Synergieeffekte mit nachhaltiger Wirkung können also nicht nur durch die intelligente Integration von Systemanbietern wie TransPak in die Einkaufs- und Beschaffungsvorgänge eines Unternehmens entstehen – sie lassen sich auch noch steigern, indem die Distributionslogistik der Lieferanten Teil der Beschaffungslogistik beim Kunden wird.

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