Wissenswertes zu Dokumententaschen
Sie wird viel benutzt und doch wenig beachtet – die Dokumententasche. Auf dem Transportweg von Warensendungen ist sie für den Schutz der notwendigen Begleitpapiere unverzichtbar. Trotzdem wird die Dokumententasche häufig unterschätzt. Dabei steckt in ihr viel mehr als nur Begleitpapiere.
Bei Warensendungen steht der Schutz der zu versendenden Güter an erster Stelle. Karton, Füllmaterial und Co. werden so abgestimmt, dass die Warensendungen sicher den Empfänger erreichen. Immer mit an Bord und von großer Bedeutung sind dazugehörige Begleitpapiere wie Lieferscheine oder Rechnungen, die ebenfalls umfassenden Schutz durch Dokumententaschen benötigen. Doch worauf gilt es bei der Auswahl der richtigen Dokumententasche zu achten und worin unterscheiden sich diese? Das haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.
Allgemeine Merkmale der Dokumententasche
Primär steht natürlich der Schutz der Begleitdokumente im Vordergrund. Unabhängig vom Material schützen die Dokumententaschen die Papiere vor Feuchtigkeit, Nässe und Schmutz. Die Dokumententasche, auch Dokumentenhülle oder Begleitpapiertasche genannt, wird selbstklebend und gut sichtbar an der Außenseite der Verpackung angebracht und dient somit zusätzlich als Adresshinweis für den Frachtführer. Dadurch lassen sich die Begleitpapiere bereits beim Empfang der Sendung einsehen ohne die Sendung öffnen zu müssen. Ein unbemerktes Öffnen der Hülle ist nicht möglich.
Die Vorteile der Dokumententasche im Überblick
| Schutz der Papiere vor Feuchtigkeit, Schmutz & Beschädigungen |
| Sendung muss zur Entnahme der Dokumente nicht geöffnet werden |
| Gut sichtbar - Dokumente werden sofort wahrgenommen |
| Einfache Handhabung durch selbstklebende Rückseite |
| Schutz vor Manipulation - unbemerktes Öffnen nicht möglich |
Das Format
Die Abmessungen der Dokumententaschen sind auf DIN-Papierformate abgestimmt und gewährleisten ein sauberes Falten und Versenden der Dokumente. Die Größen sind auch bei Briefumschlägen bzw. Versandtaschen geläufig.
Die drei gängigsten Formate der Dokumententaschen sind C6/5 (DIN lang), C6 und C5.
Das Material
Bei der Wahl des Materials können Sie zwischen Kunststoff, Papier oder einer Kombination aus beidem entscheiden.
Kunststoff-Dokumententasche
Dokumententaschen aus Kunststoff bieten einen optimalen Schutz vor Feuchtigkeit. Ideal ist eine solche Hülle für die Verwendung auf Paletten und/oder Kunststoffbehältern, da diese ebenfalls wasserfest sind.
Kombination Papier/Kunststoff
Die kombinierte Dokumententasche setzt sich aus Kunststoff auf der Vorderseite und Papier auf der Rückseite zusammen. Diese Kombination kann den Verbrauch an Folie um 50% senken. Die Kunststoffoberfläche schützt die Dokumente weiterhin optimal vor Feuchtigkeit.
Papier-Dokumententaschen
Die umweltfreundliche Alternative besteht aus 100% Papier. In Kombination mit einer Karton Verpackung kann der Empfänger die Versandverpackung vollständig im Altpapier entsorgen – eine Trennung der Materialien ist nicht mehr nötig. Die Vorderseite aus lichtdurchlässigem Pergamin Papier gewährleistet die Sichtbarkeit der Anschrift durch das Sichtfenster.
Farbe und Aufdruck
Der Aufdruck und die Farbe der Dokumententasche können bereits einen Aufschluss über den Inhalt des Dokumentes liefern. Unabhängig vom Material sind die Hüllen mit der Kennzeichnung <<Dokumente / Documents>> oder <<Lieferschein / Rechnung>> bedruckt erhältlich.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Transparenz des Materials. Bedarf der Inhalt keiner vollständigen Geheimhaltung gibt es durchsichtige Dokumententaschen, so dass die Papiere von außen vollständig zu sehen sind. Möchte man die Aufmerksamkeit der Dokumente erhöhen eignet sich die eingefärbte, aber nicht blickdichte Dokumententasche, welche dank der (Signal-)Farbe schneller wahrgenommen wird. Soll der Inhalt vor neugierigen Blicken geschützt werden, eignen sich die blickdichten Dokumententaschen.
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